Erinevad tekstid, mis koostatud mõeldes just ajakirjanikele ja avalikkusele, on üks tõhusamaid vahendeid, mis kommunikatsioonispetsialisti arsenalis. Hoolikalt valitud rittaseatud laused, kus sõnumid konkreetsed ja mõtteid pigem vähem, aitavad uudiseid luua nii trükis, helis kui ka veebis, olles algallikaks. Kuidas aga teha valik, millist lähenemist kasutada, tabamaks seda õiget sihtrühma, ja millised on head pressimaterjalid?
Alustame algusest.
Pressiteade on üks vanemaid ja levinumaid viise jõudmaks meediasse. Sellest, miks nende kirjutamine ja saatmine siiani vajalik on, oleme varasemalt oma blogis ka pikemalt arutlenud. Pressiteate puhul on tegemist materjaliga, mille avaldamine ei ole kunagi garanteeritud – meediasse jõuavad vaid need, mis silma paistavad ja relevantsed on. Seega on tähtis, et sisend oleks koostatud hästi. Küll aga vaieldakse, milline on hea pressiteate ning meie oleme oma igapäevatöös lähtunud alljärgnevast:
- Pealkiri, mis annab edasi sisu. Kuigi tegemist on teksti lühima osaga, on see kõige tähtsam. Pealkiri peaks olema pilkupüüdev, kuid kindlasti mitte eksitav, sest nii ei leia lugeja teksti avades seda, mida soovis.
- Sissejuhatus. Esimene lõik peaks kompaktselt edastama kõige olulisema teabe, vastates küsimustele „kes?“, „mida?“, „millal?“, „kus?“ ja „miks?“. See peaks olema köitev, julgustades uudist edasi lugema.
- Sisutekst. Kui eelmine punkt võttis kokku sisu, siis nüüd on vaja lugu valmis kirjutada. Lähenemine peab olema informatiivne, pakkudes üksikasju ning pikemalt vastates küsimustele, millele toetus sissejuhatus. Kasuta statistikat või muid toetavaid asjaolusid ning kindlasti ka võtmeisikute tsitaate – need lisavad usaldusväärsust ja inimlikkust. Kirjakeel hoia kindlasti selge ja arusaadav, vältides valdkonnaspetsiifilise termineid, mis lugejaid segadusse võivad ajada. Kui nende kasutamine on vältimatu, siis soovitame lisada ka selgitused.
- Lisainfo. Soovitame lisada pressiesindaja või kõneisiku kontakt, sest juhul kui ajakirjanikul tekib lisaküsimusi, siis saab kohe neile ka vastata spetsialist ise. See on ka hea viis tutvustada meediale persooni, kes on valmis antud teemal pikemalt arutlema.
- Lühitutvustus. Pressiteate lõpus peaks olema ettevõtte lühitutvustus, mis annab olulist taustateavet autori kohta. Tekst ei pea olema pikk – piisab ühest lõigust, mis pakub ajakirjanikule konteksti saatja identiteedi, missiooni ja saavutuste vms kohta.
Aga kui uudis on juba olemas?
Alati ei pea meediasse jõudmiseks välja tulema uhiuue uudisega. Nii on võimalik ka kommenteerida juba avaldatud artikleid – olgu need siis ettevõttest või on käsitluses just teatud valdkonnas aktuaalne teema, kuhu sooviksid sõna sekka öelda.
Selleks, et aga üldse kommentaari koostamiseni jõuda, tuleb olla kursis meediamaastikuga. Niisiis jälgi uudiseid ning käsitlevat sisu, mis hetkel aktuaalne. Kui jääb silma just see, millega sooviksid kaasa rääkida, ei ole teha midagi muud, kui pöörduda ajakirjaniku poole, ennast tutvustada ning selgitada kuhu ja miks kommentaari sooviksid jagada. Kui aga hoog on sees, siis võid juba kohe e-kirjaga oma mõtted teele panna. Küll aga soovitame tekst kaks korda üle lugeda, sest mis juba kord välja saadetud, seda enam tagasi võtta ei saa.
Taas on aga tegemist materjaliga, mida väljaanded jagavad vaid juhul, kui see neile endile huvitav tundub, seega koosta pakkumine või sisu kommentaariks, millele keegi „ei“ öelda ei saa.
Kui vastukaja pakkumisele on positiivne, on lõpuks aeg kommentaar koostada. Tekst peaks ülesehituselt sarnanema pressiteate omale, küll aga ei pea sisu olema nii pikk, sest sina ei väljasta uudist, vaid lihtsalt kommenteerid seda.
Sissejuhatuses tuleb kindlasti märkida arvaja nimi, ametinimetus ning seos ettevõtte või valdkonnaga, millest uudis, millele lisaselgitust jagad, on. Kommentaaris võid välja tuua punkte, mis artiklist silma jäid või ebatäpsuste korral esitada viisakalt õiget teavet viidates usaldusväärsetele allikatele. Kommentaare jagades positsioneerid end kui eksperti oma alal ning suurendad usaldusväärsust.
Kuidas saaks veel paremini?
Visuaalid nagu pildid või infograafikud, mis pressimaterjaliga kaasa pandud, mängivad olulist rolli tähelepanu köitmisel. Pressiteate ja kommentaariga soovitame alati kaasa saata pildi brändi kõneisikust, kes kommentaari andis või uudises tsitaadi autorina esindatud. Need annavad võimaluse kaubamärgile näo anda ning aitavad ajakirjanikel, ja hiljem ka lugejatel, luua kontakt kõneisikuga.
Pilt peaks olema professionaalne ning peegeldama ettevõtte ning persooni väärtusi – selfie’dest, piltidest sõpradega ja muudest ebaprofessionaalsetest klõpsudest hoidumine tugevdab samuti brändi usaldusväärsust.
Lisaks pildile võib tekstiga kaasa saata ka muid visuaale, mis loole lisaväärtust annavad, näiteks infograafikud. Need on võimsad tööriistad visualiseerimaks teavet ja statistikat, muutes lihtsamaks loo põhipunktidest arusaamise ning mis veelgi, pannes just teie uudist teiste seast välja paistma. Mõjuvad visuaalid ei võta loo sisust tähelepanu ära, vaid vastupidiselt aitavad seda jutustada ja jätavad püsiva mulje nii meedia väljaannetele kui ka publikule.
Pressimaterjalid, mis suunatud ajakirjanikele ja avalikkusele, on oluline vahend ettevõtte nähtavuse suurendamiseks meedias. Tõhusad pressiteated peavad olema hästi koostatud ning huvipakkuvad, et saada soovitud tähelepanu. Lisaks pressiteadete koostamisele on võimalik kommenteerida juba avaldatud artikleid, mis võimaldab tõsta ettevõtte mainet valdkonna eksperdina ja olla pildil ka siis, kui endal justkui uudiseid ei ole. Tekstide kõrval ei saa aga unarusse jätta ka visuaalsed elemente, nagu pildid ja infograafikud, mis aitavad tähelepanu köita ning suurendavad loo mõjuvust.
Hästi koostatud pressimaterjalid õigetes kätes aitavad saavutada eesmärke, on oluline osa kommunikatsioonistrateegiast ning nii on võimalik edastada just seda sõnumit, mida sina soovid.
