Kriisikommunikatsioon tuli eriti suure rambivalguse alla 2020. aastal, mil ülemaailmne kriis paljude ettevõtete igapäevatööd mõjutama hakkas. Kuigi publik tutvus teadlikult kriisikommunikatsiooniga alles siis, on see meie ümber tegelikult iga päev, olgu see siis strateegiat luues või juba ellu viies. Tegemist on lähenemisega, mis aitab organisatsioonidel keerulistel aegadel hoida kontrolli ja minimeerida negatiivseid mõjusid ning seepärast on oluline mõista, mis see on ja kuidas seda tõhusalt kasutada.
Mis on aga täpsemalt kriisikommunikatsioon?
TechTarget defineerib seda kui strateegilist lähenemist inimeste ja organisatsioonidega suhtlemiseks mõne keerulise sündmuse ajal – oleme sellega igati nõus.
Kriisikommunikatsioon hõlmab tegevuskava, mis mängib otsustavat rolli keerulistes olukordades, aidates tõhusalt suhelda ja kahjusid piirata. See peaks sisaldama infot teabe edastamise, suhtlemisstrateegiate loomise ning avalikkuse kaasamisega seoses. Ettevõtte maine on kriiside ajal kaalul ning laiemale publikule aktiivselt teabe edastamine ka sel ajal aitab leevendada muresid ning võidelda valeinfoga, mis meedias ringelda võib.
Kriise, mil kommunikatsioonistrateegiat vaja võib minna, on mitmesuguseid – loodusõnnetused, tootmisvead, mainekahju jne. Et olla valmis kõigeks, peaks organisatsioon eeldama, et kriis tekib. Kuigi ülejäänud olukordades öeldakse ikka, et alati tuleb positiivsele mõelda, siis kriisikommunikatsiooni ette valmistades tuleks teha just vastupidist. Kunagi ei tohiks lootma jääda vaid sellele, et äkki ühtegi kriisi ei teki ning nii ei ole ka vastavat strateegiat vaja läbi mõelda. Me keegi ei tea, mis tulevik toob ning kõige kindlam on olla valmis igaks olukorraks – on suur tõenäosus, et enamus stsenaariumeid ei realiseeru, kuid ettevalmistumine on juba pool võitu.
Neli kriisi etappi
Ühe hädaolukorra võib jagada neljaks erinevaks etapiks – kriisieelne aeg, kriis, kriisile vastamine, peale kriisi. Igal perioodi juures näeb tegutsemine veidi erinev välja ning eduka kriisikommunikatsiooni läbiviimiseks on tähtis õigel ajal õigeid otsuseid teha.
Kriisieelne aeg võib tunduda kui etapp, kus ei ole vaja teha midagi, sest kriisi ju veel ei ole. Tegelikult on see aga kõige tähtsam punkt ning nüüd peaksid tegutsema kõik, ka siis kui tõsine olukord veel käes ei ole. Tegemist on planeerimise faasiga, kus pannakse kokku kindel kommunikatsioonistrateegia või vaadatakse üle juba varem loodud lähenemised.
Enne kui aga plaani kirja saab panema hakata, tuleb kaardistada kõik võimalikud ohuolukorrad, ka need, mis algul veidike absurdsed võivad tunduda. Kui see tehtud, saab mõelda, kuidas vastavale olukorrale reageerida, mis infot jagada, mis tooni kasutada, milliste kanalite poole pöörduda, kes kõneisik on ja palju muud – seda on kõige lihtsam teha olukorda läbi mängides ning ennast vastavasse olukorda asetades. Kriisieelne etapp erineb teistest, sest sellega peaksid kokku puutuma kõik. Järgmised sammud võetakse ette alles siis, kui häiriv olukord käes, kuid planeerima peaksid kõik ning kui läheb hästi, ei pea koostatud strateegiat kasutamagi.
Kriis on see hetk, kus tõsine olukord on käes. Enne kui aga meedia ja publikuga rääkima hakatakse, soovitame olukorda hetkeks hinnata – milles kriis seisneb, kes on kaasatud või ohus ning vastavalt sellele, millise reageerimisplaani peaks aktiveerima. Peale seda on vaja keskenduda sisekommunikatsioonile organisatsioonis, et kõik teaksid, mis on toimumas ja osalised oleksid kursis edasise plaaniga.
Kriisile vastamine on juba see punkt, kus tuleb hakata tegutsema ja üleminek sellele etapile peaks olema kriisist väga kiire. Siin ajajärgul on äärmiselt oluline koostatud strateegia, mida kogu kriisi vältel jälgima ning ka analüüsima peaks. Esmatähtis on aktiivselt informatsiooni jagada – kontakteeruda meediaga kas ise või kasutada pressimaterjalide mõju, rakendada oma kanaleid ja võtta appi teisi ressursse. Kui kaua see etapp kestab, sõltub kriisist – mõne puhul on see vaid mõni päev, ekstreemsema olukorra puhul võib see aga kesta kuid.
Pärast kriisi ei ole veel aeg puhata ning kõik juhtunu selja taha jätta. Siin faasis peab hindama, millist kahju kriis põhjustas, olgu see siis varaline, maineline või muu ning tegema, mis vaja, et pöörduda tagasi rutiini juurde. Lisaks on mõjus oma vigadest õppida ning vastavalt sellele strateegiat täiendada või uuendada. Kui see tehtud, saab lõpuks hingata sügavalt sisse-välja ning tavapärase töötempo juurde naasta.
Kuigi kriisikommunikatsioon võib tunduda vajalik vaid äärmuslikel hetkedel, on sellele vaja mõelda kõikidel ennetavalt – olgu kriis käes või mitte. Strateegilise mõtlemise eesmärk on minimeerida segadust, ebakindlust ja negatiivseid mõjusid, mis kriisidega kaasneda võivad. Just kommunikatsioon on see, mis tõsises olukorras ettevõtte sõnumit edastada ning kahjusid vältida aitab, mis teeb selle olemuse ja tõhusa rakendamise mõistmise murranguliselt tähtsaks.