Ürituse korraldamisega kaasneb alati palju toimetamist ja seda tegelikult juba siis, kui planeerimisega alustad. Lisaks peab olema valmis viimase hetke muudatusteks, kuid seda vist teab iga ürituskorraldaja.
Meie kireks on kommunikatsioon, aga kuna ka ürituste korraldamine paneb südame põksuma, olles täis väljakutseid, mis igapäevarutiinist eemale viivad, siis aeg-ajalt teeme mõlemat – korraldame ja ka turundame üritusi. Või siis ainult ühte korraga.
Kui tähistamise endaga seonduvad plaanid paigas, toimumiskoht kindel, saab alustada selle viimisega laiema publiku ette. Need kaks, korraldamine ja turundamine, võivad osavate partneritega ka täitsa käsikäes käia, nii on muutuvas maailmas lihtne kohe ka ümber planeerida.
Ürituste turundamine võiks ning peaks hõlmama endas sellele tähelepanu juhtimist enne üritust, selle ajal ja kindlasti ka peale seda. Nii palju, kui on erinevaid üritusi, on ka nippe, mida saad oma kasuks tööle panna ning mitmed trikid kehtivad nii suurte avalike ürituste puhul kui ka seminare, töötube või juubelipidustusi korraldades.
Tunne oma külalisi
Tähtis on teada sihtrühma, kellele on koosviibimine suunatud ning kes on seda külastama oodatud, ja siis juba edasi liikuda parimate kanalite valimisega. Vähem tähtsam ei ole ka turunduseelarve ning sihid, mis paika pannakse: kas on soov saada kokku teatud arv registreerujaid, veebiülekande jälgijaid või on ettevõtmisel mõni muu eesmärk, mida on hea ka hiljem analüüsida.
Sihtrühma koostamisel võib hoida info täitsa lihtsa: kui vanad, mehed-naised, kus nad elavad ning loomulikult võtmeküsimus – kust nad võiksid saada infot ürituse kohta?
Kasuta kodulehte
Digitaalajastu on turundajate põhiliseks tööriistaks veeb, sest see võimaldab pidevalt kõigiga ühendust hoida ja suunata neid nende jaoks olulise infoni.
Alusta oma kodulehest, sest kui külastaja on sinna juba jõudnud, siis on võimalik talle pakkuda just sellist lisainfot, mis tutvustab nii üritust, edastab soovitud sõnumid, kui ka kinnistab brändi.
Üritusele on võimalik luua oma maandumisleht, kuhu saab lisada vajadusel registreerumisvormi. Nii saad tegelikult kontakte kasutada ka hiljem oma uudiskirja tarbeks või leida seesama inimene hiljem sotsiaalmeediast reklaamidega üles.
Tulles nüüd aga veebilehe juurde tagasi, siis koduleht annab laiemad võimalused taustainfo lisamiseks ja juurde saab lisada ka otselingid sotsiaalmeediasse, sest head infot sooviks alati kohe sõpradega jagada.
Võta appi sotsiaalmeedia
Tänaseid trende vaadates võime öelda, et kõige võimsam vahend info levitamisel on sotsiaalmeedia.
Kui sihtrühm on kindel, siis soovitame kaardistada paigad, kust need inimesed võiksid infot ürituse kohta leida.
Sotsiaalmeediat kasutab Eestis aktiivselt 986 000 inimest ehk ligi 75% kogu populatsioonist, seega on ka numbreid vaadates kõige mõtekam alustada just sealt. Kui ettevõtmisel on juba oma alamleht olemas, siis järgmine samm võiks olla luua üritusele ka oma Facebook Event leht. Seda luues soovitame pöörata tähelepanu nii visuaalile kui ka tekstile, mis peaksid harmoneeruma.
Kui ürituse sihtrühma kuuluvad ka noored vanuses 15-30, siis Facebooki kõrval ära unusta ka Instagrami, kus lisaks tavapärastele seinapostitustele võiks luua ka erinevaid Story lahendusi nii ürituse korraldamise kaadritagusest elust kui ka niinimetatud teasereid.
Postituste lisamisel tuleks gaas põhja vajutada umbes nädal-kaks enne üritust. Et kõik sündmuse kajastusega seotu oleks korraga kättesaadav, mõelge välja ka teemaviide, mida kindlasti kõikidele postitustele juurde lisada.
Kuna sotsiaalmeediat on täna enda kasuks võimalik tööle panna ka vähem klassikalistel viisidel, mida teised ürituskorraldajad ei pruugi kasutada, siis soovitame mõelda ka nende peale. Näiteks Instagram countdown või miks mitte luua hoopis temaatiline Story filter ja julgustada inimesi seda kasutama – nii on võimalik sihtrühmale veelgi paremini meelde jääda.
Ära unusta visuaali
Hea teksti kõrval on turundamisel tähtis ka visuaal, seega kindlasti tasub mõelda fotograafi kutsumisele ja keerulistel aegadega ka videoülekande peale.
Soovitame investeerida korralikku video-ja fotograafi, sest tehnilised viperused, ka need kõige lihtsamad, võivad meeleolu ära rikkuda. Veel annavad head pildid võimaluse jagada neid meediaga, kus samuti on võimalik kas siis ürituse ajal või selle järgselt turundada just neid sõnumeid, mida soovid.
Aga klassikaline meedia?
Kui tegemist on avaliku koosviibimisega või kindla sihtrühmaga, siis kaasa kindlasti ka meedia ja kutsu personaalselt oma üritusele ajakirjanikud. Küll aga räägi neile juba oma esimeses kirjas, miks just neid ootad ja tutvusta ürituse sisu.
Veel saab laiemat avalikkust teavitada pressiteatega, aga seegi peaks olema läbi mõeldud ning sisaldama vaid vajalikku infot.
Ürituse kordaminek on otseselt seotud külaliste rahuloluga, seega sündmust kokkuvõtvas postituses sotsiaalmeedias, e-kirjas või videotervituses kodulehel edasta tänusõnad ja küsi tagasisidet, sest vaid nii on võimalik õppida ning järgmisel aastal veelgi edukamalt tegutseda.
Võta aega analüüsida läbi nii õnnestumised kui ka läbikukkumised ja kui jääd planeerimisel hätta või tunned, et kõik eelnev kipub üle pea kasvama, siis kasuta võimalust korraldusse kaasata KOMM Agentuur, kellel alati kaasas lai kogemustepagas koos nippidega.
